ARCHIVER DES DOCUMENTS

Archiver des documents
Une entreprise qui ne conserve pas ses documents prend le risque de manquer de certaines données importantes,
mais aussi de pâtir financièrement et en terme d’image de l’absence d’un document en temps et en heure.
L’archivage est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver, à moyen ou long
terme, des informations dans le but de les exploiter. L’archivage correspond donc aux actions qui conduisent
à ce qu’un document soit capté, stocké, et indexé de façon à le rendre accessible par la suite.
En théorie, un document doit être conservé jusqu’à ce qu’il ne soit plus utile pour l’entreprise et qu’il n’y ait
aucune contrainte légale obligeant son archivage. On parle de cycle de vie des archives, déterminé en
fonction de la fréquence de la consultation :
• fréquente (archives courantes => fonds documentaire de l’entreprise) ;
• occasionnelle (archives intermédiaires) ;
• rare (archives définitives ou historiques).
Les documents numériques restant accessibles et modifiables pendant l’ensemble de leur vie, la distinction
entre donnée « vivante » et donnée « morte » est de moins en moins pertinente : on tend à considérer
l’archivage de manière large, en prenant en compte les documents sur l’ensemble de leur cycle de vie, et non plus
de manière restreinte, uniquement à partir du moment où le document n’est plus utilisé de manière courante.
Les documents archivés peuvent être physiques (sous forme de papier, de photos…) ou dématérialisés (sous
forme de documents générés par l’ordinateur ou numérisés via un scanner).
L’archivage répond :
• aux obligations légales ;
• à la sauvegarde des droits de l’entreprise par la production de preuves en cas de litiges ou de
contestations devant une juridiction ;
• aux besoins opérationnels de l’entreprise : raisons inhérentes à ses activités ou à une certification
impliquant la conservation des données ;
• à la préservation de la mémoire de l’entreprise (patrimoine informationnel).
Les documents archivés doivent remplir les conditions suivantes :
• Garantir la pérennité : le document stocké doit pouvoir être relu dans plusieurs années. L’intégrité d’un
document physique devra donc être garantie au cours des ans (risque de perte, d’altération ou de
destruction). Un document numérique devra non seulement être conservé sous son aspect physique (support
de stockage), et permettre sa relecture (problème lié à des formats propriétaires ou non standardisées).
• Garantir l’authenticité, l’inviolabilité et la confidentialité : le document archivé doit être original (ou
identique à l’original), sans modification ultérieure.

Gérer un fonds documentaire
La gestion d’un fonds documentaire demande rigueur et méthode. Il est important de savoir à tout moment ce
qui compose le fonds et où retrouver les informations. Il faut donc intervenir au niveau :
• des entrées
Un document est ajouté au fonds documentaire à partir du moment où il entre dans la vie de l’entreprise
(acquisition ou création) et qu’il est classé et indexé. Une gestion efficace s’assurera qu’un même document
n’est pas ajouté plusieurs fois (gestion des doublons).
• des consultations
Les documents d’usage courant sont généralement conservés par leurs utilisateurs pendant le temps où ils
sont fréquemment consultés et utilisés. Certains documents sont à usage d’information (par exemple des
journaux, des magazines, des revues spécialisées, des références techniques ou juridiques…) : ils ne sont pas
modifiés mais ils peuvent être consultés. Une gestion des prêts pourra être spécifiquement mise en place.
• de l’évolution d’archive courante à archive intermédiaire, et des sorties
Le passage d’archive courante à archive intermédiaire s’accompagne généralement d’un changement du lieu
physique de stockage. Ses modalités de consultation évoluent également. Il est nécessaire de faire
régulièrement des opérations de mise à jour du fonds, pour vérifier que toutes les archives y sont toujours
accessibles, et sortir du fonds (et des référencements) les archives qui n’ont plus besoin d’être conservées.
 ASPECTS JURIDIQUES DE L’ARCHIVAGE

Aspects juridiques de la dématérialisation
Source : Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents, 5e édition, juin 2012 – fntc.org

La tendance actuelle (depuis la fin des années 1990) favorise la dématérialisation des documents et le
développement du commerce électronique. La dématérialisation des documents et des échanges se généralise pour
tous les domaines de la vie des entreprises, des autorités administratives et des citoyens : contrats commerciaux
et de consommation, documents des entreprises (factures, bulletins de paie, documents RH, …), coffres-forts
électroniques, marchés publics, TVA, impôt sur le revenu, documents douaniers, téléservices en passant par le
vote dans les assemblées générales d’actionnaires ou les élections des instances représentatives du personnel
(IRP). Petit à petit le cadre juridique se précise, tant au niveau national qu’au niveau international. De plus, la
dématérialisation s’inscrit dans une perspective de développement durable des entreprises. Mais elle suppose un
encadrement au moyen de règles juridiques claires et cohérentes entre elles et par rapport à l’ensemble des
règles de droit commun avec lesquelles elles interagissent afin d’instaurer la confiance et la sécurité qu’attendent
les utilisateurs de ces techniques.
Différents domaines de la vie des entreprises sont impactés par ces problématiques :
- Le droit social
Il est désormais envisageable de dématérialiser les bulletins de paie, les contrats de travail. D’autres documents
RH sont également susceptibles d’être dématérialisés (notes de frais, demande de congés,…) sous réserve de leur
conformité juridique. Les CDD et les CDI (mais aussi les avenants aux contrats) peuvent être dématérialisés,
cependant les employeurs doivent prévoir non seulement la mise à disposition des outils permettant la signature
électronique de leurs salariés, mais aussi les modalités d’archivage sécurisé et d’accès aux exemplaires destinés
aux salariés.
- La facture électronique
Le système de facturation électronique doit garantir l’authenticité de l’origine des factures ainsi que l’intégrité de
leur contenu. La conservation de l’original de ces factures doit être assurée : sur un support informatique pendant
une durée au moins égale au délai de trois ans ; sur tout support, choisi par l’entreprise, pendant les trois années
suivantes. La facture émise et celle reçue doivent être identiques et restituables par l’entreprise à qui
l’administration en fait la demande, dans un format habituellement admis dans les usages commerciaux.
L’administration doit donc pouvoir, à des fins de contrôle, accéder en ligne à ces factures et aux données jointes.
Les factures transmises au moyen d’une signature électronique tiennent lieu de facture d’origine. L’exigence
requise est l’utilisation d’un certificat électronique fourni par un prestataire de certification électronique afin
d’identifier l’émetteur de la facture. Ce certificat n’a pas à être « qualifié » au sens du décret du 30 mars 2001,
mais doit présenter un degré de sécurité suffisant. Il est également prévu que les personnes morales puissent
signer une facture (certificat de serveur). C’est un moyen visant à garantir que la facture émane bien de
l’entreprise émettrice et n’a pas subi d’altération depuis sa création.
- Les envois électroniques recommandés
L’article 1369-8 du Code civil reconnaît juridiquement l’existence du courrier électronique recommandé avec ou
sans avis de réception, mais aussi les lettres recommandées « hybrides », envoyées par voie électronique, éditées
sur papier et acheminées par voie postale.
Le procédé utilisé pour l’envoi d’un courrier électronique recommandé répond à quatre exigences énumérées à
l’alinéa premier de l’article 1369-8 du Code civil :
- le procédé doit identifier le tiers qui achemine le courrier électronique recommandé ;
- le procédé doit désigner l’expéditeur du courrier électronique recommandé ;
- le procédé doit garantir l’identité du destinataire du courrier électronique recommandé ;
- le procédé doit établir si la lettre a été remise ou non au destinataire dudit courrier.
L’ordonnance du 16 juin 2005 a également créé la lettre simple électronique en introduisant l’article 1369-7 du
code civil. Ce texte reproduit dans l’électronique le fameux « cachet de La Poste faisant foi ». Un arrêté du 20
avril 2011 est relatif à la reconnaissance de la qualification des prestataires de services d’horodatage électronique
(PSHE) et à l’accréditation des organismes qui procèdent à leur évaluation.
 - Le vote électronique
Plusieurs textes encadrent les modalités de vote électronique, que ce soit au sein des assemblées générales
d’actionnaires ou les élections de délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise. Les modalités de
vote les mieux définies précisent qu’il faut assurer :
- la confidentialité des données transmises ;
- la sécurité de l’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
- le trait...