DOCUMENTS ET DOSSIERS

Notion de document et de dossier
Le terme document s’applique à tout support de l’information. Dans son
fonctionnement quotidien, l’entreprise manipule un grand nombre de documents
de toutes sortes. On peut décrire les documents selon leur forme de stockage
(numérique, physique), selon la forme de l’information (alphanumérique,
image/son…), selon le thème des informations contenues…
Tout document comporte :
• un contenu : ce sont les informations qu’il comporte (le message) ;
• un contenant : c’est ce qui caractérise le support physique ou numérique
du document (lettre, fichier, notes…) ;
• une fonction : c’est l’utilité du des informations pour l’entreprise, avec
l’existence de documents servant à conserver une information (document de
liaison), et/ou à la transmettre (document de position).
L’information exploitable correspondant à un
même sujet est parfois contenue dans plusieurs
documents. Si chaque document est indépendant
et peut être exploité de manière autonome, leur
réunion au sein d’un même dossier va renforcer
leur sens et faciliter le travail des utilisateurs.
Le support physique d’un dossier est
typiquement le classeur ou la boîte à
documents ; son équivalent numérique est le
dossier informatique, généralement organisé en
un système arborescent thématique. Le dossier
comprendra en général un document principal (contrat, décision…) avec éventuellement des documents
expliquant la méthode ou le choix ayant conduit à la décision (procédure, discussions préalables, étude
technique, projets, courriers…).
Le rattachement d’un document à un dossier logique demande un travail d’organisation et de classement, qui
permet par la suite d’accéder facilement aux informations concernant un même thème (la recherche
d’informations est facilitée), et de pouvoir les archiver et éventuellement les détruire dans leur ensemble (la
gestion de l’information est facilitée).

Nature des documents
Il peut exister différentes typologie de classement des documents, en considérant par exemple les
caractéristiques des informations qu’ils contiennent :
non numérique papier, photos argentiques
Type de stockage du document
numérique CD-ROM ; DVD, disque dur, clé USB…
texte lettre, rapport
son musique
Forme des informations
images fixes diapositives
Images animées film, vidéo

Les caractéristiques du document vont imposer des contraintes particulières pour le classement, qui devra se
conjuguer avec approche thématique de son contenu. Par exemple…
interne créé au sein de l’entreprise
Origine du document
externe reçus depuis l’extérieur
officielle répond à une référence légale
contractuelle traduit une transaction entre deux acteurs
Nature du document
savoir contient des connaissances et du savoir faire
gestion interne utile à l’organisation
Le rôle des documents dans la communication
Pour sa communication, l’entreprise va utiliser des documents en veillant à ce qu’ils assurent leur fonction de
transmission d’un message. Les principes de communication globale vont guider à la fois le fond et la forme
des documents. Pour remplir leur fonction, les documents devront non seulement être pertinents et clairs au
niveau du message transmis, mais ils devront servir à transmettre des messages globaux (identification de
l’émetteur, références à des valeurs, support d’une image).
Des outils existent pour faciliter ce travail :
- définition, formulation et utilisation de règles communes pour la
composition de documents (charte graphique, formulaires, modèles) ;
- définition, formulation et utilisation de règles communes pour la
transmission et le classement de documents (procédures, charte de
communication interne).




La standardisation de la forme des
documents et l’existence de
procédures les concernant permet à
l’entreprise de faire évoluer
positivement son image et son
efficacité.




Outre leur intérêt pour véhiculer une image cohérente de
l’entreprise, l’existence de standards de présentation va faciliter
le classement et l’exploitation des documents. Ainsi, on retrouvera
sur les documents des éléments récurrents tels que :
- des informations permettant d’identifier l’émetteur et le
destinataire ;
- des informations sur la nature du document (type, titre,
objet, résumé…) ;
- des informations utiles pour le classement et sa pertinence
(date, référence, historique, numéro de version…) ;
- des informations concernant d’éventuels documents
annexes (pièces jointes…) ;
- des informations de validation (signature, logo…)…